Microsoft-Ausfall: Warum Schleswig-Holstein besser geschützt war

Microsoft-Alternativen: Schleswig-Holstein setzt auf Open Source -Bild: © TelefonTarifrechner.de

Die Entscheidung war Teil einer längerfristigen Strategie zur digitalen Souveränität. Schleswig-Holstein wollte seine Abhängigkeit von einzelnen Softwareanbietern verringern und mehr Kontrolle über Daten und IT-Infrastruktur gewinnen. Dazu gehören neben dem E-Mail-System auch Office-Anwendungen, Dateiverwaltung und weitere Verwaltungsdienste.

Entscheidend ist dabei die Unabhängigkeit der eingesetzten Server. Die neue E-Mail-Infrastruktur benötigt für ihren regulären Betrieb kein Microsoft Exchange Online. Damit konnte die konkrete Störung dieses Microsoft-Dienstes die umgestellten Postfächer nicht auf dieselbe Weise treffen.

Das bedeutet allerdings nicht, dass sämtliche IT-Systeme aller Landesbehörden nachweislich störungsfrei funktionierten. Eine vollständige Erfassung möglicher Auswirkungen auf andere Dienste liegt nicht vor. Auch Open-Source-Systeme können technische Probleme bekommen. Der Vorteil liegt in einer geringeren Abhängigkeit von Microsofts Cloud.

Outlook-Alternativen: Warum Thunderbird allein nicht ausreicht

Wer nach einer Outlook-Alternative sucht, findet zahlreiche Programme. Besonders bekannt ist Thunderbird. Das kostenlose Open-Source-Programm verwaltet E-Mails, Kalender und Kontakte und kann auf verschiedenen Betriebssystemen eingesetzt werden.

Allerdings ersetzt Thunderbird zunächst nur das Programm, mit dem Nutzer ihre E-Mails lesen und verwalten. Liegt das Postfach weiterhin auf Microsoft Exchange Online, bleibt die Abhängigkeit vom Microsoft-Server bestehen. Fällt dieser aus, kann auch Thunderbird keine neuen Nachrichten vom betroffenen Dienst abrufen.

Open-Xchange übernimmt die Aufgaben des Mailservers

Schleswig-Holstein setzt deshalb zusätzlich auf Open-Xchange. Die Groupware-Plattform bietet unter anderem E-Mail-Funktionen, Kalender und gemeinsame Kontakte. Sie lässt sich auf einer von Microsoft unabhängigen Infrastruktur betreiben.

Erst das Zusammenspiel von Thunderbird und Open-Xchange ermöglicht den entscheidenden Unterschied: Nicht nur das sichtbare Programm, sondern auch der E-Mail-Dienst selbst arbeitet außerhalb der betroffenen Microsoft-Cloud.

Microsoft 365 ersetzen: Die wichtigsten Alternativen im Vergleich

Für Unternehmen, Behörden und Privatnutzer gibt es inzwischen zahlreiche Alternativen zu Microsoft-Produkten. Nicht alle Programme sind vollständig gleichwertig. Besonders bei komplexen Dokumenten, Zugriffsrechten und der Zusammenarbeit müssen die Anforderungen vor einem Wechsel geprüft werden.

Bei LibreOffice lassen sich viele gängige Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien öffnen. Schwierigkeiten können allerdings bei komplizierten Formatierungen, Makros oder speziellen Funktionen auftreten. Ein vollständiger Wechsel erfordert deshalb Tests mit den tatsächlich verwendeten Dokumenten.

Nextcloud bietet Möglichkeiten zur Speicherung und gemeinsamen Bearbeitung von Dateien. Wird die Plattform selbst betrieben, müssen Unternehmen allerdings auch Updates, Zugriffsschutz, Datensicherung und Verfügbarkeit organisieren.

Bei Videokonferenzen sind OpenTalk und Jitsi Meet mögliche Alternativen. Sie ersetzen jedoch nicht automatisch sämtliche Funktionen von Microsoft Teams, etwa die tiefe Integration mit anderen Microsoft-365-Anwendungen.

Warum der Microsoft-Ausfall mehrere Anwendungen beeinträchtigte

Die Störung vom 12. und 13. November 2026 betraf insbesondere den Zugang zu Exchange Online. Microsoft berichtete von Problemen mit der Serververfügbarkeit, hoher Auslastung und Schwierigkeiten bei der Verarbeitung von Verbindungen.

Während der Untersuchung stellte Microsoft auch einen zeitlichen Zusammenhang mit einer Änderung der Netzwerkkonfiguration fest. Betroffene Server konnten teilweise keine Verbindungen mehr ordnungsgemäß verarbeiten. Eine vorsätzliche Cyberattacke wurde in den veröffentlichten Statusmeldungen nicht als Ursache bestätigt.

Auch weitere Microsoft-365-Funktionen waren betroffen, soweit sie auf Exchange Online oder verbundene Dienste angewiesen waren. Dazu gehörten einzelne Kalender- und Besprechungsfunktionen von Teams sowie bestimmte Funktionen von Microsoft 365 Copilot. Die Kernfunktionen von Teams waren nicht durchgehend ausgefallen.

Eine ausführlichere Darstellung der Ereignisse bietet unser Bericht zur Microsoft-365-Störung im November 2026. Die veröffentlichten Microsoft-Statusmeldungen sind außerdem in einer Dokumentation der Exchange-Online-Störung nachvollziehbar.

Fünf Maßnahmen gegen zukünftige Microsoft-Ausfälle

Ein kompletter Wechsel der Bürosoftware ist nicht für jedes Unternehmen sofort möglich oder wirtschaftlich sinnvoll. Schon gezielte Maßnahmen können die Folgen einer Cloud-Störung aber deutlich begrenzen.

1. Einen unabhängigen Kommunikationsweg einrichten

Unternehmen sollten neben Microsoft 365 einen zweiten Kommunikationsweg besitzen. Dazu gehören unabhängige E-Mail-Konten, Telefonlisten und ein funktionierender Ersatzdienst für dringende Nachrichten.

Wichtig ist eine eigenständige Anmeldung. Wenn der Ersatzdienst ebenfalls Microsoft Entra ID zur Authentifizierung benötigt, kann eine Störung der Anmeldung beide Wege blockieren.

2. Wichtige Dokumente offline verfügbar halten

Vertragsunterlagen, Ansprechpartner und Arbeitsanweisungen sollten bei Bedarf ohne Cloud-Zugang verfügbar sein. Eine lokal installierte Office-Software ermöglicht es, vorhandene Dokumente auch ohne Internetverbindung zu bearbeiten.

Die Speicherung muss dabei den Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen entsprechen. Vertrauliche Unterlagen gehören nicht ungeschützt auf private Geräte oder USB-Sticks.

3. Datensicherungen unabhängig speichern und testen

Backups sollten nicht ausschließlich von derselben Cloud-Infrastruktur abhängen wie die Originaldaten. Dazu gehören getrennte Sicherungssysteme, geeignete Zugriffskontrollen und regelmäßige Wiederherstellungstests.

Ein Backup verhindert allerdings nicht automatisch eine Betriebsunterbrechung. Es hilft vor allem bei der Wiederherstellung von Daten. Für einen laufenden Notbetrieb werden zusätzlich funktionsfähige Anwendungen und Kommunikationswege benötigt.

4. Alternative Cloud- und Open-Source-Systeme vorbereiten

Bei besonders wichtigen Diensten kann eine zweite, unabhängig betriebene Infrastruktur sinnvoll sein. Unternehmen können beispielsweise für ihre E-Mail-Kommunikation eine alternative Plattform vorbereiten und regelmäßig testen.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfiehlt, Cloud-Abhängigkeiten systematisch zu bewerten und geeignete Exit-Strategien vorzusehen. Ein geordneter Wechsel sollte nicht erst während einer größeren Störung geplant werden.

5. Einen Notfallplan regelmäßig üben

Entscheidend ist nicht allein die installierte Software. Mitarbeiter müssen wissen, wie sie im Störungsfall arbeiten, welche Ersatzdienste vorgesehen sind und wer die technischen Entscheidungen trifft.

Ein praktischer Test zeigt, ob Kontakte erreichbar sind, Dokumente zur Verfügung stehen und die Anmeldung an Ersatzsystemen tatsächlich funktioniert. Solche Übungen decken häufig Abhängigkeiten auf, die im normalen Betrieb unbemerkt bleiben.

Hilft ein zweiter DSL-, Glasfaser- oder Mobilfunkanschluss?

Ein zusätzlicher Internetzugang gehört ebenfalls zu einer soliden Notfallplanung. Fällt beispielsweise der örtliche DSL-Anschluss aus, kann ein Mobilfunkrouter die Verbindung zum Internet vorübergehend wiederherstellen.

Am wirksamsten ist eine solche Lösung, wenn Haupt- und Ersatzanschluss nicht von derselben technischen Störung betroffen sind. Unterschiedliche Netzbetreiber oder getrennte Zugangstechnologien können das Risiko reduzieren.

Gegen einen zentralen Microsoft-Cloud-Ausfall hilft ein zweiter Internetanschluss allerdings nicht. Sind die Server des Anbieters nicht erreichbar, bleibt der Dienst auch mit einer funktionierenden Glasfaser- oder Mobilfunkverbindung gestört.

Die eigentliche Vorsorge besteht deshalb aus zwei Ebenen: einer zuverlässigen Internetverbindung und unabhängigen Diensten, auf die im Notfall ausgewichen werden kann.

Was die Umstellung auf Open Source kostet

Der Umstieg von Microsoft 365 auf andere Software verursacht zunächst Aufwand. Bestehende Daten müssen übertragen, Anwendungen angepasst und Beschäftigte geschult werden. Auch der laufende Betrieb benötigt Administratoren, Sicherheitsupdates und technischen Support.

Open Source bedeutet deshalb nicht automatisch kostenlos. Häufig entfallen bestimmte Lizenzgebühren, während Kosten für Hosting, Wartung, Migration und Betreuung entstehen. Ob sich der Wechsel finanziell lohnt, hängt von der vorhandenen IT-Landschaft und der langfristigen Nutzung ab.

Schleswig-Holstein zeigt, dass eine umfangreiche Umstellung in der öffentlichen Verwaltung technisch möglich ist. Daraus lässt sich jedoch keine allgemeingültige Kostenersparnis für andere Organisationen ableiten.

Weiterführende Informationen zu Aufwand und Wirtschaftlichkeit finden sich in unserem Beitrag über die Open-Source-Migration in Schleswig-Holstein mit Kostenvergleich.

FAQ: Microsoft-Ausfall und Outlook-Alternativen

Warum war Schleswig-Holstein beim Microsoft-Ausfall besser geschützt?

Schleswig-Holstein hatte seine zentrale E-Mail-Infrastruktur bereits 2025 von Microsoft Exchange und Outlook auf Open-Xchange und Thunderbird umgestellt. Die umgestellten Postfächer waren deshalb nicht unmittelbar von der Verfügbarkeit von Exchange Online abhängig. Das bedeutet jedoch keine vollständige Ausfallsicherheit aller IT-Systeme.

Kann Thunderbird einen Outlook-Ausfall verhindern?

Thunderbird ist eine kostenlose Alternative zum Outlook-Programm. Allein verhindert es keinen Ausfall von Microsoft Exchange Online. Dafür muss auch das E-Mail-Postfach auf einem unabhängig betriebenen Server liegen.

Welche kostenlosen Alternativen zu Microsoft Office gibt es?

LibreOffice bietet kostenlose Programme für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen. Die Anwendungen lassen sich lokal installieren und offline verwenden. Bei komplexen Microsoft-Dokumenten und Makros können Anpassungen nötig sein.

Wie können Unternehmen ohne Microsoft 365 weiterarbeiten?

Mit unabhängigen E-Mail-Diensten, lokal verfügbaren Dokumenten, alternativer Bürosoftware und getesteten Notfallabläufen können Unternehmen wesentliche Tätigkeiten fortsetzen. Welche Dienste benötigt werden, hängt von den jeweiligen Geschäftsprozessen ab.

Schützt ein zweiter Internetanschluss vor Microsoft-Ausfällen?

Ein zusätzlicher DSL-, Glasfaser- oder Mobilfunkanschluss schützt vor bestimmten Störungen des eigenen Internetzugangs. Ein Ausfall der Microsoft-Cloud lässt sich dadurch nicht beheben. Dafür sind unabhängige Anwendungen und Ersatzdienste erforderlich.

Weitere Informationen zu Open-Source-Lösungen und den damit verbundenen Möglichkeiten erhalten Interessierte über den weiterführenden Open-Source-Vergleich.

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