Das Smartphone im Job: Diese Fakten sollten Nutzer kennen

Abbildung 1: @ niekverlaan (CCO-Lizenz) / pixabay.com

1. Haben Arbeitnehmer ein Recht auf ein Diensthandy?
Hier gilt ein klares Nein. Die Arbeitsprozesse und die Unternehmenspolitik entscheiden, ob ein Diensthandy erforderlich oder sinnvoll ist. Einen Anspruch auf ein Endgerät für den dienstlichen Gebrauch haben Arbeitnehmer nicht. Im Gegenzug darf das Unternehmen aber auch nicht verlangen, dass ein Arbeitnehmer sein privates Endgerät für geschäftliche Belange nutzt. Soll der Mitarbeiter auch außerhalb seines Arbeitsplatzes flexibel erreichbar sein, sollte das Unternehmen hierfür eine Lösung zur Verfügung stellen.

2. Welche Tarife bieten sich für ein Diensthandy an?
Hier kommt es darauf an, wie und in welchem Umfang ein Diensthandy genutzt wird. Soll ein Diensthandy möglichst umfangreiche Services bieten und gegebenenfalls als einziger Dienstanschluss fungieren, sind Tarife mit Allnet Flat eine sinnvolle Investition. So wird das Diensthandy zum zuverlässigen Begleiter für dezentralisiertes Arbeiten.

3. Darf ein Arbeitnehmer das Diensthandy ablehnen?
Mit dem Diensthandy kommt häufig auch die Sorge, immer und überall erreichbar sein zu müssen. Ablehnen darf ein Arbeitnehmer das Diensthandy in der Regel aber nicht, wenn das Unternehmen die Nutzung für erforderlich hält.

4. Muss das Diensthandy immer eingeschaltet sein?
Mobiles Arbeiten ist Segen und Fluch zugleich. Es schafft Flexibilität, lässt aber auch die Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit verschwimmen. Wer ein Diensthandy nutzt, muss deshalb aber nicht immer und überall erreichbar sein. Das Arbeitsrecht legt fest, dass Arbeitnehmer ein Diensthandy zwar nicht ablehnen dürfen, mitführen und einschalten müssen sie das Gerät aber nur während der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit. Außerhalb der offiziellen Arbeitszeit oder im Urlaub muss das Diensthandy weder mitgeführt werden noch erreichbar sein. Aufgrund der Aktualität dieser Thematik plant das EU-Parlament sogar eine offizielle Gesetzesregelung rund um ein Recht auf Nichterreichbarkeit.

Eine Ausnahme bietet die vertraglich vereinbarte Rufbereitschaft. In diesen Fällen muss die lückenlose Erreichbarkeit über das Diensthandy auch außerhalb der eigentlichen Arbeitszeit gewährleistet sein.

5. Darf der Arbeitgeber das Diensthandy kontrollieren oder orten
Grundsätzlich haben Arbeitnehmer ein Recht auf Datenschutz und Privatsphäre. Eine Überprüfung des Handys, das Abhören und Mitschneiden von Gesprächen und die GPS-Ortung des Standortes eines Mitarbeiters sind deshalb grundsätzlich nicht zulässig.

Ist das Diensthandy allerdings vertraglich ausschließlich zur dienstlichen Nutzung festgelegt und hat der Arbeitgeber jegliche private Nutzung des Gerätes ausdrücklich untersagt, hat er das Recht, zu überprüfen, ob der Mitarbeiter sich an die Vorgabe hält und das Gerät tatsächlich nur im vertraglich vereinbarten Rahmen nutzt. Hier kann im Ernstfall auch eine Ortung per GPS rechtmäßig sein. Möchte ein Arbeitgeber den Standort eines Mitarbeiters per GPS abrufen, muss er hierfür aber einen triftigen Grund vorweisen. Grundsätzlich werden durch die Ortung des Standortes ohne ausdrückliche Zustimmung des Mitarbeiters seine Privatsphäre und seine Persönlichkeitsrechte verletzt.

Ein Gerät für Job und Privatleben?

1. Dürfen Arbeitnehmer das Diensthandy auch privat nutzen? Hier kommt es darauf an, was bei der Überlassung des Diensthandys vertraglich festgelegt wurde. Es ist für beide Seiten empfehlenswert, wenn die Einzelheiten zur Nutzung detailliert schriftlich festgehalten werden. So gibt es keine Missverständnisse und alle Beteiligten sind arbeitsrechtlich auf der sicheren Seite. Im Rahmen der DSGVO müssen Unternehmen, insbesondere Behörden, ausdrücklich nachweisen können, dass sie zum Schutz sensibler Daten von Kunden, Mitarbeitern, Bürgern und Geschäftspartnern spezielle Sicherheitsvorkehrungen getroffen haben, wenn ein Handy privat und dienstlich genutzt wird. Die Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien muss im Detail dokumentiert werden.

Ist die private Nutzung des Diensthandys ausdrücklich ausgeschlossen, dürfen Mitarbeiter damit keine privaten Telefonate führen, keine privaten Nachrichten oder E-Mails verschicken oder abrufen und auch das Internet oder Anwendungen zu privaten Zwecken nutzen.

Sind vertraglich dienstliche und private Nutzung vereinbart, sollte klar definiert werden, in welchem Rahmen sich die Regelung bewegt. Das gilt neben Themen wie Kostenübernahme, Datensicherheit und Schweigepflicht auch für die Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit. Ist die Nutzung außerhalb des Arbeitsbereiches freigestellt, sollten Unternehmen das Smartphone mit einer Allnet Flat mit unbegrenztem Datenvolumen ausstatten, damit keine separate Abrechnung oder dezidierte Kostenkontrolle erforderlich ist.

2. Kann der Arbeitgeber die Nutzung des privaten Handys im Job verlangen?
In diesem Fall ist das Arbeitsrecht eindeutig. Ein Arbeitnehmer kann nicht dazu verpflichtet werden, sein privates Smartphone für dienstliche Belange zu nutzen. Hält der Arbeitgeber die Nutzung eines Smartphones für erforderlich, muss er dem Mitarbeiter ein separates Gerät mit einer eigenen Rufnummer zur Verfügung stellen. Wird es in dringenden Ausnahmefällen erforderlich, mit dem privaten Smartphone dienstliche Belange zu regeln, können die Kosten hierfür im Anschluss vom Arbeitgeber zurückverlangt werden.

3. Muss die private Handynummer dem Arbeitgeber mitgeteilt werden?
Der Arbeitgeber muss eine Möglichkeit haben, den Mitarbeiter auch außerhalb seines Arbeitsplatzes zu erreichen. Hierfür genügt aber auch eine Postanschrift, eine Mailadresse oder ein Festnetzanschluss. Die Weitergabe der privaten Handynummer an den Arbeitgeber hat keine rechtliche Grundlage.

Das private Smartphone während der Arbeitszeit nutzen

Wenn das private Smartphone nicht zeitgleich als Diensthandy genutzt wird, ist es eine Frage der Absprache, der Unternehmensphilosophie oder gegebenenfalls sogar der vertraglichen Vereinbarung, ob das private Gerät am Arbeitsplatz genutzt werden darf. Grundsätzlich kann der Arbeitgeber nicht untersagen, dass das private Smartphone am Arbeitsplatz mitgeführt wird. Unter Umständen darf er aber festlegen, dass das Gerät während der Arbeitszeit nur in der Tasche mitgeführt werden darf und ausgeschaltet bleiben muss.

In den meisten Unternehmen ist es heute kein Problem, dass Mitarbeiter auch ihr privates Smartphone am Arbeitsplatz nutzen. Ob private Angelegenheiten auch während der Arbeitszeit, oder nur in der Pause und nach Feierabend erledigt werden dürfen, hängt von der jeweiligen Absprache ab. Arbeitgeber dürfen zwar nicht kontrollieren, was ihre Mitarbeiter mit dem privaten Smartphone machen, allerdings dürfen sie jegliche private Kommunikation während der vertraglich festgelegten Arbeitszeit untersagen. Setzt sich ein Mitarbeiter darüber hinweg und nutzt das private Smartphone auch am Arbeitsplatz, kann die Konsequenz eine Abmahnung sein.