stellt sich die Frage, welcher Service für den individuellen Bedarf am besten
geeignet ist. Wir haben neun Faktoren thematisiert, die bei der Auswahl eine
zentrale Rolle spielen.
1. Kosten, Vertragsbindung und Anmeldung
In erster Linie sollte eine Telefonkonferenz ein gutes
Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Auf eine Vertragsbindung verzichten
mittlerweile die meisten Anbieter, weil diese abschreckt. Häufig ist noch
nicht einmal eine Anmeldung erforderlich, was zusätzlich Flexibilität bringt
und Zeit spart. Abstand zu nehmen, ist von Diensten, die über versteckte
Kosten oder unübersichtliche Gebührenstrukturen versuchen der Kundschaft das
Geld aus der Tasche zu ziehen. Auf der Internetseite sollten klare Hinweise
bezüglich der Berechnung zu finden sein. In der Regel werden
Telefonkonferenzen pro Minute abgerechnet, so dass
keine monatlichen Ausgaben
oder Grundgebühren fällig werden. Zu den günstigsten Anbietern zählt
derzeit
www.telefonkonferenz.de
mit neun Cent pro Minute aus dem Festnetz.
2. Reservierung
Häufig muss es im Geschäftsalltag schnell gehen und eine Telefonkonferenz
aufgrund dringender Entscheidungen unverzüglich gestartet werden. Gut, wenn
der Anbieter hierbei mitspielt und es ermöglicht Konferenzen unkompliziert und
zügig einzuleiten. Nutzer sollten deshalb auf Anbieter zurückgreifen, die auf
eine umständliche und zeitaufwändige Reservierung verzichten. Im Idealfall
können Telefonkonferenzen ohne jegliche Kontaktaufnahme zum Anbieter und
ohne
Reservieren direkt gestartet werden.
3. Einfaches Handling
Die günstigste Konferenz bringt wenig, wenn sich diese nur umständlich
einrichten lässt. Die Internetseite des Anbieters sollte möglichst
übersichtlich gestaltet sein, damit sich die Kundschaft schnell und
komfortabel zurechtfindet.
4. Teilnehmerzahl
Je nach Größe eines Unternehmens beziehungsweise Grund des Meetings kann die
Zahl der Teilnehmer für eine Telefonkonferenz in die Hunderte gehen. Bei
vielen Anbietern ist die Anzahl jedoch eingeschränkt. Ist die
maximale
Teilnehmerzahl auf 20 bis 50 Personen begrenzt, reicht das oft nicht
aus. Abhängig vom Bedarf entscheidet daher die Personenanzahl über die
Anbieterauswahl.
Tipp: Werden große Personenanzahlen bei der Konferenz
erwartet, ist es vorteilhaft, wenn der Anbieter das Stummschalten von Teilnehmern erlaubt. So können Störungen vermieden werden.
5. Internationale Konferenzen
Telefonkonferenzen werden in der Regel nur aus einem Grund genutzt: Die
Teilnehmer befinden sich an unterschiedlichen Orten. Häufig sogar in
verschiedenen Ländern. Damit das telefonische Meeting realisierbar ist, sind
internationale Einwahlnummern für die gewünschten Länder notwendig.
6. Flexibilität
Je flexibler eine Telefonkonferenz, desto besser. Besonders betrifft dies die
Vielfalt möglicher Dienste und Geräte. Erlaubt ein Anbieter die Einwahl
beispielsweise nur über das Festnetz, wäre dies ein entscheidender
Nachteil. Können stattdessen auch Personen an der Konferenz teilnehmen, die
sich via
Smartphone
oder
Skype einwählen möchten, profitieren alle davon.
7. Funktionen und Tools
Einige Anbieter punkten gegenüber Mitbewerbern durch praktische Tools und
sinnvolle Funktonen, welche den Umgang mit Telefonkonferenzen bereichern. So
werden zum Beispiel
E-Mail-Vorlagen zum Einladen der Konferenzteilnehmer
inklusive automatischer Generierung von aktuellen Einwahlnummern bereitstellt
oder Funktionen wie Stummschalten, Namensansage oder die Konferenzaufnahme als
MP3 kostenlos präsentiert. In seltenen Fällen gibt es sogar Statistiken zum
Auswerten der Konferenzen oder
Begrüßungsnachrichten, die sich mit geringem
Aufwand einstellen lassen. Manche Services sind zwei- oder mehrsprachig
verfügbar. Werden bestimmte Funktionen benötigt, ist zu prüfen, ob der
Anbieter den Ansprüchen gerecht wird. Vorsicht geboten, ist bei Zusatzfeatures
gegen Aufpreis. Viele Tools sind zwar für jeden nutzbar, kosten aber extra.
8. Serviceleistungen
Wie gut und zuverlässig ein Telefonkonferenzdienst ist, stellt sich manchmal
leider erst dann heraus, wenn es Probleme gibt. Nicht viele Dienste sind
durchgehend erreichbar. Andere wiederum haben eine 24-Stunden Hotline
eingerichtet, um die Kunden bei Schwierigkeiten oder Rückfragen beraten zu können.
9. Datenschutz
Elementar ist der Datenschutz. Nichts wäre unangenehmer als
Datenmissbrauch. Sämtliche Informationen der Teilnehmer müssen über
verschlüsselte Verbindungen übermittelt werden. Typisch ist hierfür die
SSL-Verschlüsselung. Vereinzelt sind die Anbieter TÜV-zertifiziert oder von
ähnlichen Institutionen als sicher erklärt. Via
Konferenz-PINs ist die
Zugangssicherheit gewährleistet. Für noch mehr Schutz gibt es
Sicherheits-PINs. Empfehlungen zur richtigen Verhaltensweise bei
Telefonkonferenzen hat die WirtschaftsWoche unter
www.wiwo.de
in einem Kommunikationsratgeber zusammengefasst. Im folgenden Video erläutert Meike
Kranz ergänzend, worauf es bei Organisation und Umsetzung ankommt:
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