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Angebote für Telefonkonferenzen: Diese Faktoren sind wichtig

• 09.09.16 Telefonkonferenzen vereinen zahlreiche Vorteile. Sie sparen zum einen Reisekosten, weil Meetings mit mehreren Personen auch dann stattfinden können, wenn sich diese an unterschiedlichsten Orten auf der Welt aufhalten. Zum anderen lässt sich mit telefonischen Gesprächen jede Menge Zeit sparen. Anbieter für Telefonkonferenzen gibt es mittlerweile dutzende. Dabei
stellt sich die Frage, welcher Service für den individuellen Bedarf am besten geeignet ist. Wir haben neun Faktoren thematisiert, die bei der Auswahl eine zentrale Rolle spielen.

1. Kosten, Vertragsbindung und Anmeldung

In erster Linie sollte eine Telefonkonferenz ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Auf eine Vertragsbindung verzichten mittlerweile die meisten Anbieter, weil diese abschreckt. Häufig ist noch nicht einmal eine Anmeldung erforderlich, was zusätzlich Flexibilität bringt und Zeit spart. Abstand zu nehmen, ist von Diensten, die über versteckte Kosten oder unübersichtliche Gebührenstrukturen versuchen der Kundschaft das
Geld aus der Tasche zu ziehen. Auf der Internetseite sollten klare Hinweise bezüglich der Berechnung zu finden sein. In der Regel werden Telefonkonferenzen pro Minute abgerechnet, so dass keine monatlichen Ausgaben oder Grundgebühren fällig werden. Zu den günstigsten Anbietern zählt derzeit www.telefonkonferenz.de mit neun Cent pro Minute aus dem Festnetz.

2. Reservierung

Häufig muss es im Geschäftsalltag schnell gehen und eine Telefonkonferenz aufgrund dringender Entscheidungen unverzüglich gestartet werden. Gut, wenn der Anbieter hierbei mitspielt und es ermöglicht Konferenzen unkompliziert und zügig einzuleiten. Nutzer sollten deshalb auf Anbieter zurückgreifen, die auf eine umständliche und zeitaufwändige Reservierung verzichten. Im Idealfall können Telefonkonferenzen ohne jegliche Kontaktaufnahme zum Anbieter und ohne Reservieren direkt gestartet werden.

3. Einfaches Handling

Die günstigste Konferenz bringt wenig, wenn sich diese nur umständlich einrichten lässt. Die Internetseite des Anbieters sollte möglichst übersichtlich gestaltet sein, damit sich die Kundschaft schnell und komfortabel zurechtfindet.

4. Teilnehmerzahl

Je nach Größe eines Unternehmens beziehungsweise Grund des Meetings kann die Zahl der Teilnehmer für eine Telefonkonferenz in die Hunderte gehen. Bei vielen Anbietern ist die Anzahl jedoch eingeschränkt. Ist die maximale Teilnehmerzahl auf 20 bis 50 Personen begrenzt, reicht das oft nicht aus. Abhängig vom Bedarf entscheidet daher die Personenanzahl über die Anbieterauswahl.

Tipp: Werden große Personenanzahlen bei der Konferenz erwartet, ist es vorteilhaft, wenn der Anbieter das Stummschalten von Teilnehmern erlaubt. So können Störungen vermieden werden.

5. Internationale Konferenzen

Telefonkonferenzen werden in der Regel nur aus einem Grund genutzt: Die Teilnehmer befinden sich an unterschiedlichen Orten. Häufig sogar in verschiedenen Ländern. Damit das telefonische Meeting realisierbar ist, sind internationale Einwahlnummern für die gewünschten Länder notwendig.

6. Flexibilität

Je flexibler eine Telefonkonferenz, desto besser. Besonders betrifft dies die Vielfalt möglicher Dienste und Geräte. Erlaubt ein Anbieter die Einwahl beispielsweise nur über das Festnetz, wäre dies ein entscheidender Nachteil. Können stattdessen auch Personen an der Konferenz teilnehmen, die sich via Smartphone oder Skype einwählen möchten, profitieren alle davon.

7. Funktionen und Tools

Einige Anbieter punkten gegenüber Mitbewerbern durch praktische Tools und sinnvolle Funktonen, welche den Umgang mit Telefonkonferenzen bereichern. So werden zum Beispiel E-Mail-Vorlagen zum Einladen der Konferenzteilnehmer inklusive automatischer Generierung von aktuellen Einwahlnummern bereitstellt oder Funktionen wie Stummschalten, Namensansage oder die Konferenzaufnahme als MP3 kostenlos präsentiert. In seltenen Fällen gibt es sogar Statistiken zum Auswerten der Konferenzen oder Begrüßungsnachrichten, die sich mit geringem Aufwand einstellen lassen. Manche Services sind zwei- oder mehrsprachig verfügbar. Werden bestimmte Funktionen benötigt, ist zu prüfen, ob der Anbieter den Ansprüchen gerecht wird. Vorsicht geboten, ist bei Zusatzfeatures gegen Aufpreis. Viele Tools sind zwar für jeden nutzbar, kosten aber extra.

8. Serviceleistungen

Wie gut und zuverlässig ein Telefonkonferenzdienst ist, stellt sich manchmal leider erst dann heraus, wenn es Probleme gibt. Nicht viele Dienste sind durchgehend erreichbar. Andere wiederum haben eine 24-Stunden Hotline eingerichtet, um die Kunden bei Schwierigkeiten oder Rückfragen beraten zu können.

9. Datenschutz

Elementar ist der Datenschutz. Nichts wäre unangenehmer als Datenmissbrauch. Sämtliche Informationen der Teilnehmer müssen über verschlüsselte Verbindungen übermittelt werden. Typisch ist hierfür die SSL-Verschlüsselung. Vereinzelt sind die Anbieter TÜV-zertifiziert oder von ähnlichen Institutionen als sicher erklärt. Via Konferenz-PINs ist die Zugangssicherheit gewährleistet. Für noch mehr Schutz gibt es Sicherheits-PINs. Empfehlungen zur richtigen Verhaltensweise bei Telefonkonferenzen hat die WirtschaftsWoche unter www.wiwo.de in einem Kommunikationsratgeber zusammengefasst. Im folgenden Video erläutert Meike Kranz ergänzend, worauf es bei Organisation und Umsetzung ankommt:


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