Umfrage Digitalisierung im Büro: Deutschlands Weg zum papierlosen Arbeitsplatz

Umfrage Digitalisierung im Büro: Deutschlands Weg zum papierlosen Arbeitsplatz --Bild: © Tarifrechner.de

Weniger Papier, weniger Aktenordner - Das papierlose Büro nimmt Gestalt an

Immer mehr Unternehmen in Deutschland verabschieden sich vom Papier. Laut einer aktuellen Bitkom-Studie nutzen 72 % der Unternehmen heute weniger Papier als noch vor fünf Jahren. Besonders stark zeigt sich dieser Trend beim Rückgang der klassischen Aktenordner: 57 % der Unternehmen geben an, mittlerweile deutlich weniger Ordner im Einsatz zu haben.

Der Wunsch nach nachhaltigerem Arbeiten spielt dabei eine entscheidende Rolle - ebenso wie der Wunsch nach Kostenersparnis und mehr Effizienz. Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen ist inzwischen für 94 % der Unternehmen ein Mittel, nachhaltiger zu wirtschaften. Zudem sehen 92 % Einsparpotenzial bei Ressourcen und Verwaltung.

Wo noch mit Akten gearbeitet wird

Trotz Fortschritt sind Aktenordner in bestimmten Abteilungen weiterhin präsent. Besonders die Personalabteilungen (94 %), Buchhaltung und Controlling (91 %) sowie die Geschäftsführung (82 %) setzen noch häufig auf physische Dokumente. In der Produktion hingegen sind sie eher die Ausnahme.

Moderne Kommunikation statt Fax und Brief

Ein weiterer Meilenstein in Richtung papierloses Büro zeigt sich in der Kommunikation: Während Briefe und Faxe deutlich abnehmen, steigen digitale Kanäle wie Messenger, Videokonferenzen und Online-Portale deutlich in ihrer Nutzung.

Die beliebtesten Kommunikationsmittel 2025

• E-Mail: 100 % der Unternehmen
• Smartphone-Kommunikation: 94 %
• Videokonferenzen: 67 %
• Messenger-Dienste: 66 %
• Portale für Kunden & Mitarbeitende: 53 %

Vor allem Messenger-Dienste haben in den letzten Jahren einen enormen Zuwachs erlebt. Sie ermöglichen eine schnelle, flexible und ortsunabhängige Kommunikation - und sind damit ein Schlüssel zu moderner Zusammenarbeit.

Künstliche Intelligenz im Büro - viel Potenzial, aber noch wenig Praxis

Künstliche Intelligenz gilt als einer der wichtigsten Treiber der Digitalisierung - wird in vielen deutschen Büros aber noch zurückhaltend eingesetzt. Nur 13 % der Unternehmen verwenden aktuell KI-Chatbots für Kunden- oder Mitarbeiterservice.

Wo KI bereits hilft

• Automatisierte E-Mail-Verarbeitung (20 %)
• Fehlererkennung in der Buchhaltung (17 %)
• Terminplanung & CRM-Systeme (je 11 %)
• Automatisierte Präsentationen und Protokolle (3-6 %)

Obwohl KI großes Potenzial zur Automatisierung von Routinetätigkeiten bietet, sind viele Unternehmen noch skeptisch. Rund 53 % nehmen Widerstand in der Belegschaft wahr, 75 % warten erst einmal ab, wie andere damit umgehen. Zudem glauben viele Unternehmen (50 %), dass sich der Einsatz wirtschaftlich nicht lohne.

Technologische Souveränität spielt eine wichtige Rolle

Bei der Auswahl von KI-Anwendungen achten 90 % der Unternehmen auf die Herkunft der Technologie. Viele machen sich Sorgen über Abhängigkeiten von ausländischer Technologie - ein Aspekt, der zunehmend in die strategischen Entscheidungen deutscher Firmen einfließt.

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